就業規則を翻訳する重要性や注意点を詳しく解説

翻訳コラム

2020.10.05

就業規則を翻訳する重要性や注意点を詳しく解説

就業規則の翻訳は、外国人労働者の雇用において、労使間のトラブルを防ぐために欠かせないものです。外国人労働者にとっても、可能であれば自国の言語で就業規則を理解したいと思うのは当然ではないでしょうか。

近年の円安などの諸事情により外国人労働者の日本離れが加速しているという側面もありますが、一方で企業による外国人労働者の雇用や海外からの移住に伴う日本での就業などにより、今後も外国人労働者向けの就業規則の翻訳は重要となるでしょう。
そこで本記事では、就業規則の翻訳について、翻訳が必要な理由や翻訳をする際に注意すべきポイントを詳しく説明します。

FUKUDAIの翻訳サービス

翻訳品質の高い翻訳会社FUKUDAIの人事・総務翻訳サービス

Index

1 就業規則の翻訳が必要な理由とは？
2 就業規則の翻訳のポイントとは？
3 外国人向け就業規則の翻訳を、翻訳会社に依頼する理由とは
4 就業規則の翻訳なら、豊富な実績を誇る翻訳会社FUKUDAIがおすすめです
5 関連記事

就業規則の翻訳が必要な理由とは？

　　
就業規則の翻訳は、なぜこんなに重要になってきているのでしょうか。次に、その理由について説明します。

外国人労働者の増加

まず、外国人労働者が増加した背景には、外国人技能実習制度による外国人技能実習生の受け入れがあります。日本での就業目的で毎年、ベトナムやインドネシアなどをはじめとする主に東南アジアから技能実習生が来日しています。
また、企業のグローバル展開による外国人従業員の雇用、さらに海外から日本への移住にともなう就業など、外国人労働者の増加にはさまざまな背景があります。

このような背景から、昨今では製造業に限らず専門職やオフィスワーカーなど様々な業界や職種で外国人労働者が増えており、就業規則の理解と周知が非常に重要となってきています。

翻訳された文書による義務や権利の理解

　
日本語の流暢な外国人労働者であっても、就業規則を完全に理解することは難しいでしょう。ましてや日本語をほとんど理解できない外国人労働者であれば、就業規則は何の意味も持ちません。
就業規則の翻訳は、馴染みのない日本の就業規則を理解するのに大いに役立ちます。就業規則の中には労働者の義務や権利などを含め重要な情報が含まれているため、外国人労働者を雇用するときには、日本と彼らの文化や慣習が違うこと、そのために就業規則の理解は彼らにとって大事であることを説明し、質問があれば彼らが納得できるまで真摯に答えることが求められます。

外国人労働者とのトラブル防止

外国人労働者に日本の労働観や労働スタイルを理解してもらうためにも、就業規則の翻訳は必要です。就業規則をきちんと理解してもらうことで無用なトラブルを防ぐことができ、ひいては日本の雇用主を守ることにも繋がります。

労使間における賃金や待遇などの共通認識

翻訳された就業規則があれば、外国人労働者と雇用主との間で、賃金や労働時間、有給休暇、福利厚生などの待遇について共通認識を持つことができます。就業規則があっても外国人労働者が理解できなければ、どのような条件や待遇で働いているのかが曖昧で、彼らの不満の原因となるでしょう。
労使間で共通認識を持っているからこそ、ルールを破れば注意することができ、またお互いに気持ちよく働くことができるのです。

円滑な職場環境の維持

就業規則を十分に理解していないまま就業してしまうと、悪気がなくても和を乱す行動や他の従業員に理解されない行動をして周りに迷惑をかけてしまう可能性があります。複数の労働者がいる職場では、職場のマナーやルールについて理解した上で、互いの存在を理解し合い、サポートし合える円滑な職場環境の維持が重要となることは言うまでもありません。同じ職場で働く人が協力し合える環境を整えることで、強いチームワークと効率的な作業が期待できます。

就業規則の翻訳のポイントとは？

就業規則を翻訳するときには、注意すべきポイントがあります。ここでは、大切な3つのポイントを説明します。

わかりやすい用語や表現を心がける

　
就業規則には、労働条件などの基本情報に加え、職場でのルールや緊急時の対応などさまざまな情報が含まれており、外国人労働者にとって理解しづらい部分もあるでしょう。
就業規則を翻訳するときは、専門的な用語はおさえつつ、難しい表現ではなくシンプルな表現や用語を使って、翻訳言語を母国語としない人にもわかりやすい文書に仕上げることがポイントです。

日本の就業規則には、外国人には理解できない暗黙のルールがあるかもしれません。これくらいは理解してもらえるだろうという安易な考えをせず、原文に忠実に誤解を生むことがないように慎重に翻訳することが求められます。

曖昧な表現は避け、明確な文章に仕上げる

　
翻訳言語を母国語としない外国人が読んでも誤解することなく理解できるよう、たとえば就業時間などの表記方法を含め曖昧な表現は避ける、また長い文章は2文に分けるなどの工夫をしながら、明確でわかりやすい文章に仕上げる必要があります。
明確でわかりやすい翻訳に仕上げることで、読み手側に誤解が生じずトラブルを避けることに繋がります。

翻訳する言語を見極める

労働者の国籍がさまざまであれば、どの言語に翻訳すれば良いのか迷ってしまうでしょう。職場によって労働者の国籍の比率も異なりますが、まず1言語に絞る場合は、英語のようにできるだけ多くの労働者が理解できる言語を選択して翻訳することが大事です。翻訳会社によっては、欧米向け英語だけではなくアジア圏向けのシンプルでわかりやすい英語に仕上げるなど、さまざまな対応が可能ですので、依頼する際にきちんと要望を伝えておくことが重要です。
翻訳する言語の選択には、外国人労働者が就業規則について問題なく理解できるための配慮が必要です。

外国人向け就業規則の翻訳を、翻訳会社に依頼する理由とは

　
就業規則には労働者の義務や権利など重要な情報が含まれている為、契約書やコンプライアンスなど法的な文書を含め就業規則の翻訳実績が豊富な翻訳会社に依頼するのがおすすめです。

就業規則の正確な翻訳で誤解やトラブルを防止できる

翻訳会社に依頼することにより、プロの翻訳そして校正など一連の工程を任せられるだけでなく、翻訳会社は独自の品質管理体制を設けていますので、翻訳の品質も確保されます。

翻訳の品質は、読み手である外国人労働者の理解にも直接的に影響するため、就業規則における誤解やトラブル防止にも繋がります。

労働法や会社のルールに基づく厳格なチェック

翻訳会社では、翻訳された文書が労働法や会社のルールに適合しているかどうかを人事・法務に詳しい翻訳者がチェックするため、より信頼性の高い翻訳が期待できます。

就業規則の正確な翻訳で仕事内容を理解できる

「安全衛生教育の実施」についても、「事業主は、外国人労働者に対し安全衛生教育を実施するに当たっては、当該外国人労働者がその内容を理解できる方法により行うこと。」が必要とされています。

外国人労働者を受け入れるにあたり、就業規則のみならず安全衛生教育マニュアルや機械設備・安全装置・保護具の使用方法など、関連する必要文書においても、外国人労働者が理解できるよう翻訳を依頼することをおすすめします。
（出典：厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」）